Versión estenográfica de la participación de Fernando Sole, experto del Departamento de la Conferencia de la OEA, en la reunión de trabajo a distancia con de la Comisión de Puntos Constitucionales del Senado de la República, parlamentarios de Chile y Ecuador.
Por las áreas de la Organización, que también utilizan diferentes tipos de plataformas, pero para las reuniones con interpretación, la Organización y el Departamento de Conferencia, al cual pertenezco, sólo realiza reuniones con interpretación a través de la plataforma Quorum.
Con base en estas plataformas y con base en las reuniones, lo que se ha hecho muchas veces y lo que generalmente se aconseja hacer, es tener gente siempre por detrás: técnicos de informática por detrás de las reuniones, conectados con la herramienta WhatsApp. Digo, todos la conocen, la saben usar, entonces cualquier problema técnico o dificultad técnica que tenga un participante en las reuniones, ahí inmediatamente se contacta por WhatsApp con el participante, un técnico lo orienta de cómo activar o desactivar su cámara, cuál es la plataforma o el navegador que mejor se adapta a la plataforma que estamos usando y ese es todo un equipo que está de conferencia, no sólo de técnicos, sino de apoyo.
Para realizar, algo de lo que también se exige por reglamento es el quórum, para tener una reunión, para poder aprobar algún documento o algún proyecto de resolución e iniciar la reunión en este sentido.
Para eso, también este sistema cuenta con un sistema de votación electrónico, que aún lo hemos usado, no ha sido requerido todavía por la Organización usar este sistema de votación; pero sí tiene sistema de votación parlamentario, tiene sistema de votación múltiple opción, que lo hemos probado y ha funcionado correctamente.
También quiero destacar y después, si puedo contactar al señor Landeros, de Chile, porque me interesó mucho el tema de la votación por teléfono, que eso puede ser una opción también que garantice la transparencia y la viabilidad en la Organización. Todavía estamos viendo el sistema de votación, no hemos utilizado el sistema de votación; sí se ha hecho votación nominal, o sea que cada delegación pedía la palabra, se presentaba y votaba, pero no se ha hecho a través de la forma electrónica.
Algunos puntos a tener en cuenta siempre, recomendables para toda realización de una plataforma de una reunión virtual, para los usuarios más que nada, tener buenas prácticas. Saber que uno está siendo, tratando de expresar sus pensamientos, tratando de expresar sus opiniones; y eso tiene mucho que ver con que del otro lado, que todos los participantes entiendan lo que están diciendo.
Entonces, en ese caso es muy importante. Por ejemplo, en mi caso yo veo que tengo, creo que soy el único de la reunión que tiene auriculares y micrófono; eso es muy recomendable en todas las reuniones, a no ser que tengan muy buen micrófono para reuniones virtuales.
En muchos casos en nuestras reuniones, que se necesita interpretación, el intérprete tiene que tener un sonido muy bueno, porque tiene que escuchar en la reunión y a su vez interpretar. Si tiene corte de conexión, si tiene cortes de audio, si le entra un ruido al participante que está hablando, se dificulta y mucho, al intérprete, poder entender lo que está diciendo y poder expresar en otro idioma, lo que el participante está diciendo.
Entonces, siempre recomendamos las buenas prácticas. Hasta el día de hoy hay algunos participantes que todavía no se han puesto auriculares o utilizan el micrófono ambiente de la laptop; entonces eso hace que los intérpretes tengan muchas dificultades para poder entenderlo e interpretarlo.
Siempre recomendamos al usuario la buena conexión. O sea, uno tiene que entender que es su trabajo, su herramienta ahora es una computadora y una conexión a internet. Entonces, si el usuario piensa que con una internet normal, que siempre la tuvo para poder ver algún video o navegar; no, lo recomendable es ir al proveedor y decirle: ahora yo tengo que hacer videoconferencias, tengo una reunión virtual, tengo la oficina en mi casa, y eso es fundamental, tener una muy buena conexión a internet, tanto de bajada como de subida; porque en este caso estamos mandando señal.
Generalmente, lo que las empresas ofrecen es buena conexión para bajar, para ver videos, para esas cosas; pero no buena conexión para subir y en este caso, lo que nosotros hacemos es subir información a la red. Entonces, es muy bueno tener conexión tanto de subida como de bajada de alta velocidad.
Pruebas de los usuarios antes de las reuniones. Nosotros generalmente, cuando tenemos una reunión donde hay participantes nuevos, donde se van a conectar a la plataforma Quorum, que no es muy conocida, pero sí se adapta mucho a nuestros requerimientos, se hacen pruebas el día anterior o días antes, con todos los participantes que no conocen, y ahí se les muestra todo el tipo de herramientas, las diferentes funciones que tiene, la diferencia con otras plataformas, y el tema de la interpretación.
Entonces, una vez se hacen las pruebas y se ve que el usuario está cómodo con la plataforma, que entendió todo, ahí ya es una tranquilidad más para nosotros los técnicos, de que el día de la reunión, ese usuario va a tener el concepto y va a saber cómo conectarse sin mayores dificultades.
Las buenas prácticas en las reuniones.
Siempre es bueno saber que si por más que el micrófono esté en mute o en rojo, saber que a veces los sistemas nos engañan y aparentemente no está en rojo; entonces la buena práctica de cerciorarse primero de que está el micrófono apagado y tratar de no decir nada incorrecto.
Nos ha pasado eso con los intérpretes, que piensan que tienen el micrófono apagado, entonces están interpretando y hacen algún comentario que no es debido, pero bueno, eso realmente tenerlo muy en cuenta porque es lo que uno está mostrando.
En la plataforma que tenemos nosotros con la plataforma (inaudible), tenemos un muy buen servicio al cliente. Realmente no hemos encontrado en otras plataformas, obviamente no es una empresa industrial como Zoom, como Webex, es una empresa más pequeña.
Entonces, yo tengo un chat con Whatsapp, entro con esos y directamente me comunico, cualquier problema que tenga, esos se conectan, entran a la reunión, ven el problema; tratan de solucionarlo de inmediato o, si es un problema más de fondo, generan un ticket entre ellos mismos y en una semana o diez días generalmente resuelven el problema.
Para nosotros, por ejemplo, es muy importante la grabación de las reuniones.
Si bien la plataforma permite grabar, tanto audio como video, nosotros tenemos nuestro sistema aparte de técnicos que graban la reunión con otro tipo de software, del que captura pantalla y audio, entonces graban la reunión a través del software de grabación.
Para nosotros eso es muy importante, dado que a veces se pone en discusión quien dijo algo, quien no dijo algo, entonces para eso nos solicitan muchas veces las reuniones y gran tanto imagen como sonido.
En las reuniones normales de la organización, lo que hace el departamento de conferencia es grabar sólo el audio y en este caso de videoconferencias, estamos aprovechando y grabando también el video.
Otra de las gestiones electrónicas que tiene la organización es la gestión de documentos, que eso no se ha modificado tanto en el trabajo que ha hecho durante muchos años la organización a través del sistema de documentos.
La mayoría de los funcionarios de la organización tenía una conexión (inaudible), o sea, una conexión remota a su máquina en la organización, entonces es como si estuvieran trabajando directamente en la organización, y eso es muy importante a la hora de distribución de documentos, recepción de documentos y ese tipo de documentos oficiales que tiene la organización; la distribución a las misiones, la difusión de documentos y el calendario de reuniones de la Organización para las Reuniones Virtuales en este momento.
Ahora un desafío que estamos teniendo es la Asamblea General de la Organización, que va a ser el 20 y 21 de octubre, son las fechas propuestas, entonces ese es otro desafío más grande, porque son varias reuniones, son dos días, o eso se está pensando, a menos que sean dos días, de mañana y de tarde.
Tal vez tenga la Comisión General, es otra reunión paralela, la transmisión de estas reuniones a través de plataformas como YouTube o Facebook; es decir, el acceso limitado que pueda tener a esas reuniones los participantes. Algunos participantes pueden entrar a algunas reuniones, otros participantes a otras; el registro de las personas que vayan a participar en esa Asamblea.
Son muchas variables que tenemos que manejar para esta reunión. Lo que siempre tratamos de hacer es que se asemeje lo máximo posible a una reunión presencial.
En esta plataforma nos da esa opción de hacer una sombrilla, digamos, un paraguas, y bajo ese paraguas tenemos diferentes salas donde los usuarios registrados pueden entrar a las diferentes salas.
Otra de las opciones que tenemos ahora y en preparación a la Asamblea General, es la negociación de documentos en línea.
Este sistema nos permite hacer, como pasó en esta reunión también, es hacer share screen de la pantalla; o sea, compartir la pantalla de un usuario y ahí se ve un documento.
Para poder negociar documentos en la administración, generalmente se tratan en dos idiomas, el principio es inglés y español, entonces lo que sucede es: usamos herramientas extras, como puede ser Microsoft Teams, o Google Docs, entonces dos usuarios, uno en inglés y otro en español van modificando el documento en pantalla y se va viendo al mismo tiempo. Esa es una herramienta más que colabora con la discusión de documentos en pantalla, para que justamente sea lo más similar posible a lo que sucede en las reuniones presenciales.
En las reuniones presenciales, nosotros en la Organización tenemos dos personas con dos laptops trabajando cada uno el documento en su idioma, y eso se presenta en dos pantallas, viendo cada uno de los idiomas.
En este caso, tenemos una pantalla sola, un documento solo con dos columnas, una en inglés y otra en español, y ahí se van viendo las modificaciones instantáneas que están haciendo los usuarios en esta discusión de documentos que se están tratando ahora para la Asamblea General.
Por mi parte estaría completando mi intervención.
Nuevamente agradecer a todos los participantes, agradecer al Secretario Guerrero y a todo su equipo por la invitación y por estar presente en esta presentación, y también a todo el Congreso de México por estar interesados y darme la oportunidad de participar.
Muchas gracias.
